KLARHEIT BEI GROSSEVENTS.

Wie Erklärvideos bei Großevents jedes Jahr Chaos vermeiden.

Bei Großevents müssen viele Menschen in kurzer Zeit dieselben Informationen verstehen. Abläufe, Regeln, Sicherheitsvorgaben. Oft unter Zeitdruck und unterwegs.

Klassische Mittel wie PDFs oder lange E-Mails funktionieren hier nur bedingt. Sie werden überflogen oder gar nicht gelesen. Erklärvideos können dieses Problem deutlich entschärfen.

Ein Praxisbeispiel aus dem Eventbereich

Bei einem jährlich stattfindenden Sportgroßevent mit mehreren Renntagen sollten Teilnehmer klar und einheitlich informiert werden. Unterschiedliche Abläufe je Tag und wichtige Sicherheitsregeln machten die Kommunikation komplex.

Die Lösung bestand aus drei kurzen Erklärvideos.

Ein Video erklärte Ablauf, Regeln und wichtige Infos für den ersten Renntag.
Ein weiteres Video übernahm diese Aufgabe für den zweiten Renntag.
Ein drittes Video konzentrierte sich ausschließlich auf Sicherheit und korrektes Verhalten im Straßenverkehr.

Gerade das Sicherheitsvideo erwies sich als zentral. Kritische Informationen wurden klar vermittelt und waren jederzeit abrufbar.

Einsatz und Nutzen

Die Videos kamen an mehreren Stellen zum Einsatz. Auf der Event-Webseite, in der Teilnehmerkommunikation vor dem Event, über Social Media und direkt während der Veranstaltung. Auch Helfer nutzten die Videos zur Vorbereitung. Alle Inhalte waren mobil abrufbar.

Für die Veranstalter zeigte sich der Nutzen im Alltag.

• Weniger Rückfragen.

• Entlastung der Organisation und der Helfer.

• Klare, einheitliche Kommunikation.

• Und vor allem die Möglichkeit, die Videos jedes Jahr wiederzuverwenden.

In anderen Projekten aus unserer Arbeit wurden Erklärvideos auch als Einladung zu Veranstaltungen eingesetzt. Statt klassischer Einladungsmails erklärten kurze Videos Ablauf, Ziel und Nutzen der Veranstaltung bereits vorab und sorgten so für besser vorbereitete Teilnehmer.

Fazit

Erklärvideos sind bei Events kein Marketing-Extra, sondern ein praktisches Werkzeug. Sie schaffen Klarheit, reduzieren Unsicherheit und sparen Aufwand. Besonders bei wiederkehrenden Veranstaltungen zeigt sich ihr langfristiger Wert.

Einmal erklärt, jedes Jahr nutzbar.